Для создания электронного архива Магнитогорский меткомбинат привлек компанию АйТи, сотрудничество с которой предприятие начало еще в 2000 г., когда был реализован первый совместный проект по внедрению на ММК системы электронного документооборота «БОСС-Референт». Мы встретились с Д. Капланом, директором по ИТ ММК, и попросили его рассказать подробнее о создании электронного архива.

Дмитрий Семенович, что стало основной причиной запуска проекта?

Во многих случаях для принятия решения руководству недостаточно числовой информации, содержащейся в ERP-системе. Необходимо иметь под рукой сами документы с резолюциями, подписями, другой информацией. Работа с бумажными документами не всегда удобна. Поэтому было принято решение развивать современную систему управления документами.

Какие были поставлены цели?

Еще до начала проекта перед компанией АйТи мы ставили четыре основные цели:

• обеспечение надежного долговременного хранения электронных образов документов;

• предоставление работникам ММК своевременного, удобного и безопасного доступа к документам;

• расширение возможностей корпоративной информационной системы (КИС) по обработке документов;

• обеспечение юридической значимости электронных документов.

Каким образом вы выбирали решение и исполнителя?

У нас уже функционировала система электронного документооборота на платформе IBM Lotus Domino, разработанная АйТи. И чтобы упростить интеграцию, мы выбрали решение для электронного архива того же производителя и того же системного интегратора.

Как система была интегрирована с другими информационными системами ММК?

Сегодня основной бизнес-задачей архива является обработка входящих счетов-фактур, исходящих товаросопроводительных документов, договоров и связанных с ними документов, поэтому потребовалась интеграция с КИС. Помимо этого, была реализована централизованная факс-серверная система, доставляющая факсы в соответствующие модули СЭД или в электронный архив.

У нас созданы два центра потокового сканирования документов, образы которых загружаются в электронный архив. Электронный архив, в свою очередь, имеет двустороннюю связь с Oracle E-Business Suite, в результате чего обеспечивается документационная поддержка соответствующих бизнес-процессов.

На ММК уже был развернут удостоверяющий центр ЭЦП и налажен обмен документами с вашими контрагентами? Насколько сложно, на ваш взгляд, добиться перехода на новый формат взаимодействия с вашими контрагентами?

Работа по созданию полноценного удостоверяющего центра еще ведется. Она связана с необходимостью обеспечения информационной безопасности при работе через интернет. Сложностей с переходом не было, поскольку контрагенты также были заинтересованы в защите передаваемой информации.

Как и кто на данный момент использует систему?

В настоящее время мы перевели систему информационного обслуживания контрагентов (а их несколько десятков) на технологию «виртуальных комнат», работающую через интернет (IBM Lotus Quickr). В своей «виртуальной комнате» контрагент видит оперативные документы по отгрузке по его договорам, а также архив за последние несколько месяцев.

Со временем в архиве накапливается много информации. Каким образом вы собираетесь осуществлять поиск необходимых документов?

Проблема не в том, чтобы найти нужный документ в большом массиве, а в том, чтобы выбрать связанные документы, необходимые в той или иной ситуации, а также увидеть связь этих документов с информацией в КИС и других системах. В качестве решения рассматривается внедрение корпоративной поисковой системы на платформе IBM OmniFind.

Планируете ли вы развитие электронного архива и документооборота?

Сейчас мы прорабатываем вопрос интеграции электронного архива исходящих товаросопроводительных документов с системой информационного обслуживания контрагентов. Кроме того, развивается система электронного визирования договоров и спецификаций.